確定申告における経費を計上しようとした際に、領収書がないことが発覚して困っている方がいるのではないでしょうか。

特に大きな金額の経費計上ができないとなると、税金面において損をすることにつながります。

この記事では、領収書を失くしてしまった場合の対処方法と併せて、紛失を防ぐための効果的な方法についても解説します。

確定申告で領収書がないとどうなる？基本を解説

確定申告において、領収書は欠かせない証憑です。しかし、紛失するリスクは誰にでもあります。

ここでは、紛失した場合にどうなるのか、そもそも領収書の保存期間はいつまでなのかを解説します。

領収書を紛失したらどうなる？

領収書がないと、必ず経費計上できないわけではありません。しかし、支出を経費扱いとしたい場合には、領収書などの支払いを証明する資料が必要です。

そのため、現金で購入した場合には、支払日や金額、支出先や支払内容を出金伝票に記載しておくことで、領収書の代わりにするのが有効です。

なお、口座引き落としの場合、入出金の記録があると証明力が高まります。クレジットカード明細なども同様です。

ただし、これらの手段は必ずしも経費として認められるわけではありません。あくまで領収書がない場合の代替手段として考えてください。

領収書の保存期間

個人事業主における領収書の保存期間は、青色申告の場合は7年、白色申告の場合は5年です。

また、会社員の副業などで、継続的に得ている仕事の収入（いわゆる業務にかかる雑所得）があり、前々年分の収入金額が300万円を超える場合には、領収書を5年間保存する必要があります。

領収書は確定申告が終わった後でも、税務調査などで提出を求められる可能性があるため、必ず保管しておかなければなりません。

保存していないと、税務調査の際に支出を証明できず、必要経費として認められないリスクがあります。トラブルを防ぐためにも、年ごとに整理して保管し、定められた保存期間が経過するまでは処分しないようにしましょう。

確定申告なのに領収書がない・紛失したケース別の対処法

確定申告をする際に領収書が手元にない、あるいは紛失してしまった場合、それぞれのケース別に対処法を解説します。

1.領収書がもともと発行されないケース

領収書がもともと発行されない取引では、代替となる証明資料を用意することで経費計上が可能です。具体的には、購入履歴や利用明細などを保存しておく必要があります。

また、クレジットカード明細に利用内容が記載されていれば、代わりの資料として使用できます。

領収書の発行されない慶弔費の場合は、自身で支払証明書を作成する方法があります。日付、支払先、内容、金額を記載することで、証明書類として利用できるケースです。このような場合には、案内状なども一緒に保存しておきましょう。

また、領収書以外でも、請求書やレシートが証明となります。これらが取得できるのであれば入手のうえ、保管しておきましょう。

なお、レシートがもらえる場合には、領収書の発行は不要です。レシートのみで問題なく経費計上できます。

2.領収書を紛失してしまったケース

領収書を紛失してしまった場合、可能であれば再発行を依頼しましょう。対応してくれる可能性はゼロではないため、念のために確認してみる価値はあります。

再発行を依頼する際には、日付や金額、支払内容などを伝えることでスムーズな対応が可能です。

ただし、店側に領収書を再発行する義務は残念ながらありません。後から支払ったことを証明することが難しいため、対応してもらえない可能性があることも心得ておきましょう。

再発行できない場合は、他に取引を証明できる資料を用意するほかありません。

3.現金払いで領収書をもらい忘れたケース

領収書をもらい忘れたケースでは、気づいたタイミングですぐに発行してもらえないかを依頼してみましょう。

対応できない場合には、他の資料を集めるようにしてください。領収書ではなくとも、レシートがあれば何ら問題なく経費計上できます。

なお、出金伝票を作成するのであれば、日付や支出内容、支出先、金額を必ず記入してください。

確定申告で領収書がないときのリスク

領収書がない場合、経費が否認され追徴課税が発生するリスクがあります。証明書類がないと、税務署から支出の信憑性を疑われやすくなるためです。

確定申告後に税務調査が入った場合、支出を証明する領収書などの書類を提示するよう求められます。そこで領収書などの書類がない場合、経費として認められず否認される可能性が高まります。

なお、経費が否認されると、その分納めるべき税額が増えることも大きなリスクです。税額を少なく申告したとして「過少申告加算税」がかかり、確定申告期限を過ぎてからの納税となることに課される「延滞税」も加算されます。

こういった事態を避けるためにも、特に金額の大きな支出に関しては領収書の保管の徹底が欠かせません。

万が一、領収書がない場合でも、税務署に事前に説明することで、補助資料の提出で経費計上が認められるケースがあります。金額の大きな支出に対する領収書の紛失があった場合には、税理士などの税務の専門家に相談するのがおすすめです。

確定申告前の領収書紛失を防ぐおすすめ管理方法3選

領収書の紛失を防ぐための管理方法を3つ紹介します。必要支出を経費計上できなくなると、税負担が大きくなる可能性があります。

今後の紛失を防ぐためにも確認しておいてください。

1.領収書をファイルに保存する

領収書を受け取ったらすぐに、クリアポケット付のファイルに入れてしまう方法です。領収書のような小さな紙は、財布に入れっぱなしの状態だと紛失するリスクが高まります。

あらかじめ用意しておいたクリアポケットに、その日もらった領収書を入れる作業をするだけでも、紛失のリスクを低減できます。

なお、できれば日付ごとあるいは月ごとなどで、クリアポケットを分けてファイリングするのがよいです。見返したいときに見つけやすくなるだけでなく、保存期間を過ぎた領収書を破棄する際にも役立ちます。

2.領収書をもらったらスマホで即撮影・クラウド保存する

万が一の紛失リスクを分散するために、領収書をもらったらすぐにスマートフォンで撮影し、データをGoogle Driveなどで保存する方法が効果的です。

領収書は電子保存も認められているため、紙の領収書をもらったら撮影して電子化することで、仮に紛失したとしても支出の証明ができます。

ただし、画像として保存する場合には「電子帳簿保存法」という法律で定められた、スキャナ保存の要件を満たしている必要があります。

例えば以下のような要件を満たすことが必要です。

・入力期間の制限
・バージョン管理
・カラー画像
・一定水準の解像度
・帳簿との相互関連
・電子計算機処理システムの概要書
・検索機能の確保

これらの要件は、写真保存時に気をつけるよりは、システム上で満たすべきものです。

領収書を撮影して証明書類として使いたい場合は、電子帳簿保存法に対応したシステムやアプリの導入を検討してみてください。

3.可能な限りキャッシュレス決済にする

領収書の紛失リスクを減らす方法として、日常的な支払いをできるだけキャッシュレス決済に切り替えるのも有効です。

クレジットカードや電子マネー、QRコード決済を利用すれば、利用履歴が自動的にデータとして残ります。紙の領収書を受け取り忘れた場合でも、支出内容を後から確認できます。

また、決済サービスの明細はCSVでダウンロードできることが多く、確定申告時の帳簿作成の手間を軽減できる点もメリットです。経費扱いとしたい支出だけでもキャッシュレス化を進めると、管理ミスや紛失を防げます。

なお、事業に使用する物はインターネット上での購入もおすすめです。一定期間内であれば領収書をダウンロードできるため、紛失のリスクを大きく減らせるのが利点です。

まとめ

領収書がなくても、経費計上できる可能性はあります。日付や支出先、内容や金額を詳細に記載したメモを残し、入出金明細やクレジットカード明細と照合することが重要です。

しかし、証明書類がない支出があまりにも多いと疑いを持たれやすくなります。経費として認められない可能性が高まるため、できる限り領収書やレシートは入手しておくのが賢明です。

領収書を紛失してしまい、経費にできるか判断できない場合には、税務の専門家である税理士に相談することをおすすめします。

田中貴久公認会計士は、あなたの今の状況に合わせて、親身になってお話をお伺いします。税務に関するお悩みならどのようなことでも相談可能です。まずはお気軽にご連絡ください。

‐免責事項‐
本サイトの内容は一般的な税務情報の提供を目的としたものであり、特定の事案に対する助言を行うものではありません。具体的な税務判断については、必ず税理士等の専門家へご相談ください。