多くのフリーランスは「税金が高すぎる」という悩みを抱えているのではないでしょうか。しかし、経費を正しく計上できれば、納める税金を大幅に抑えられる可能性があります。
経費とは、事業の収入を得るために直接必要な支出のことを指します。適切に申告することで、所得が圧縮され、その分だけ税額が軽減されます。
そこで本記事では、フリーランスが確定申告で経費にできるもの・できないものを整理し、正しい計上の方法をわかりやすく解説します。
フリーランスの経費、基本の考え方
フリーランスにとって経費を判断する上での大原則は、「その支出が収入を得るために直接必要かどうか」です。例えば、仕事で使用するパソコンや取引先との打ち合わせで使った交通費は明らかに業務に直結しているため経費として認められます。
また、自宅を仕事場としている場合には「家事按分」という考え方を使って、業務に使用している割合分だけを経費にすることが可能です。
一方で、私的な買い物や家族との食事代は事業とは関係がないため経費に含めることはできません。
経費計上するには、事業に関連していると客観的に説明できるようにしておくことが重要です。そのため、領収書や利用明細を必ず保管し、後から証明できるように準備しておくことが、税務上のトラブルを防ぐ上で不可欠です。
【経費一覧】フリーランスの経費にできるものを科目別に解説
確定申告で経費を記載する際には、支出の内容ごとに「勘定科目」を使い分けて仕訳します。
申告の際に迷わず処理できるように、フリーランスの代表的な経費について確認しておきましょう。
自宅兼事務所の家賃・光熱費（家事按分）
自宅を事務所として利用している場合、家賃や電気代、水道代、インターネット代などの一部を経費として計上することができます。
ただし、全額を経費にすることはできず、仕事と私生活の利用割合を合理的に按分することが必要です。これを「家事按分」と呼びます。
例えば、2LDKの自宅のうち1部屋を仕事専用に使っている場合、その部屋の床面積割合をもとに家賃や光熱費を按分する方法が一般的です。また、業務時間と私生活の利用時間を基準に割合を決めることもあります。
大切なのは「合理的で説明できる基準」を設定し、領収書や契約書と一緒に記録を残しておくことです。
PC・ソフトウェア・サーバー代
フリーランスの業務ではパソコンや周辺機器、ソフトウェアは必須のツールです。パソコン本体やモニター、キーボードなどの周辺機器は「消耗品費」または「器具備品」として経費に計上できます。
さらに、会計ソフトや画像編集ソフトなどのアプリ利用料、クラウドサービスのサーバー代やドメイン代も「通信費」や「支払手数料」として計上可能です。月額課金型サービスは領収書を発行できることが多いため、必ず保存しておきましょう。
なお、10万円以上のパソコンなどの備品を購入した場合は減価償却が必要になるケースがあるため、処理方法に注意が必要です。
打ち合わせの飲食代・交通費
クライアントや取引先との打ち合わせに伴う飲食費や交通費も、業務に関連していれば経費に計上可能です。例えば、カフェやレストランでの打ち合わせ費用は「接待交際費」として扱われます。
電車やバス、タクシーなどの交通費も「旅費交通費」として計上できます。
ただし、プライベートな食事や遊びを兼ねた飲み会は経費として認められません。また、出張時の宿泊費や移動費も必要に応じて経費にできますが、観光目的と区別できるように記録を残しておくことが重要です。
領収書やICカードの利用履歴を保管することで、後の税務調査でもスムーズに説明できるでしょう。
スキルアップのための書籍代・セミナー代
フリーランスとして長く活動するためには、スキルを磨き続けることが欠かせません。購入した専門書や業務に関連する雑誌は「新聞図書費」として経費計上できます。また、業務知識を深めるために参加したセミナーや研修の参加費用も「研修費」として扱うことが可能です。
例えば、エンジニアであれば最新技術に関する勉強会、デザイナーであればデザインセミナーなどに参加したケースなどが該当します。
注意点として、自己啓発的な趣味で参加した講座や業務に直接関係のないセミナーは経費として認められにくい傾向にあります。必ず事業との関連性を説明できるようにしておきましょう。
税理士費用や各種税金
確定申告のサポートを税理士に依頼した場合に発生する顧問料や申告代行料は、「支払報酬」として経費に含められます。
また、事業に関連する税金の一部も「租税公課」として経費計上が可能です。具体的には、事業税の納税額や印紙税などが該当します。
一方で、消費税は経費処理ではなく「税込経理方式」と「税抜経理方式」の違いで取り扱いを変わることが必要です。税込経理では支払額全体を経費に含められますが、税抜経理では税抜金額のみを経費とし、消費税は仕入税額控除で調整されます。
ただし、所得税や住民税といった「個人の所得にかかる税金」は経費にできません。また、延滞税・加算税などのペナルティは罰則的な性格があるため経費にはできません。
【書き方】確定申告での経費の記入例
集計した経費は、確定申告書類である「青色申告決算書」や「収支内訳書」に記入します。
基本的には、売上と同じように科目ごとに金額を集計し、対応する欄に入力します。例えば「旅費交通費」の合計額を該当欄に、「消耗品費」や「通信費」などもそれぞれ振り分けて記載します。
クラウド会計ソフトを利用すれば、仕訳を入力した段階で自動的に集計され、申告書に反映されるため効率的です。手書きで作成する場合でも、日付・支出内容・金額を帳簿に記録しておけば、後から転記するだけで済みます。
重要なのは、どの支出がどの勘定科目に該当するのかを正しく判断し、一貫性をもって記載することです。
経費を正しく計上しないとどうなる？
フリーランスが確定申告で経費を正しく計上しないと、2つの大きなリスクが生じます。
「本来経費にできない支出を計上してしまうケース」と「経費を申告し忘れてしまうケース」です。
前者では税務調査で不正計上が発覚し、加算税や延滞税といったペナルティが課されるおそれがあります。後者では本来支払う必要のない税金を余計に負担することになるため、損をしてしまいます。
つまり、経費は「多すぎても少なすぎてもリスクがある」ということです。正しい知識をもとに計上することが、節税と安心の両方につながるため、それぞれのリスクを確認しておきましょう。
過少申告と税務調査のリスク
本来は経費にできないプライベートな支出を経費として申告すると、税務署から「過少申告」とみなされる可能性があります。これが発覚すると、追加で税金を支払うだけでなく、過少申告加算税や重加算税などの罰則的な税金が課されるケースがあります。
特に接待交際費や家事按分の割合などは、事業との関連性を合理的に説明できるかどうかが問われやすいポイントです。税務調査で指摘を受けないためにも、経費計上の根拠を明確に残し、領収書や明細を必ず保管しておくことが不可欠です。
経費の計上漏れによる過払い
計上できる経費を申告に反映し忘れると、本来より多くの税金を支払ってしまうことになります。
例えば、自宅の光熱費の一部や、クライアントとの打ち合わせに使ったカフェ代を経費に入れ忘れれば、その分所得が高く計算され、結果的に税額が増えてしまいます。これは「知らないうちに損をしている」状態です。
少額だったとしても、年間を通じて積み重なった支出は大きな節税効果につながります。普段からレシートや領収書をこまめに保管し、会計ソフトなどで定期的に整理しておくことが、無駄な納税を防ぐ最善策です。
まとめ：経費の判断に迷ったら、フリーランスに強い税理士へ
フリーランスにとって、経費の正しい計上は節税の基本であり、確定申告の成否を左右する重要なポイントです。自宅兼事務所の家賃や光熱費、パソコンやソフトウェア代、打ち合わせの飲食費や交通費など、漏れなく計上することを心がけましょう。
しかし、私的な支出や業務と無関係な支出を計上すると、過少申告とみなされ税務調査で指摘を受けるリスクがあります。また、経費の計上漏れがあると、本来より多くの税金を支払う結果となり、余計な負担を抱えることになるかもしれません。
こうしたリスクを避けるには、経費の判断基準を正しく理解し、領収書や明細を整理しておくことが不可欠です。もし実務上で「これは経費になるのか？」と迷う場合には、フリーランスの税務・会計に強い税理士に相談することをおすすめします。
田中貴久公認会計士事務所はクリエイターをはじめとしたフリーランスの税務申告の経験が豊富なので、お気軽にご相談ください。
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